La revisión de una cuenta justificativa de subvenciones consiste en comprobar la documentación con la que una entidad acredita la aplicación de una ayuda, con el alcance exigido por su normativa y convocatoria. Cuando se requiere informe de auditor, el expediente debe prepararse conforme a esas condiciones.
Para una empresa, fundación o asociación, la primera pregunta es qué modalidad de justificación exige la ayuda. A partir de ahí podrás organizar documentos, coordinar al equipo y contratar el trabajo que corresponda.
Cuándo se necesita una cuenta justificativa con informe de auditor
No existe una obligación universal de acompañar todas las ayudas con ese informe. Para comprobar tu caso, consulta las bases reguladoras, la convocatoria, la resolución y las instrucciones de justificación.
En el régimen estatal del artículo 74 del Reglamento de la Ley General de Subvenciones, esta modalidad contempla una memoria de actuación y una memoria económica abreviada acompañadas por el informe de un auditor inscrito como ejerciente en el ROAC. El alcance se concreta en las bases. Fuente: Real Decreto 887/2006, artículo 74.
La Orden EHA/1434/2007 regula el trabajo en el ámbito del sector público estatal. En ayudas autonómicas, locales o de programas específicos, hay que verificar las reglas correspondientes. La ficha técnica del ICJCE explica esta delimitación.
Qué revisa el auditor de la cuenta justificativa
En el ámbito de la Orden EHA/1434/2007, el trabajo parte de las obligaciones de la ayuda y comprende procedimientos sobre la memoria de actuación y la información económica. Se revisan aspectos como la documentación del gasto, su relación con la actividad, los pagos y la financiación, según el alcance aplicable.
El informe identifica la cuenta revisada, describe las comprobaciones y recoge hechos que puedan implicar incumplimientos. No tiene naturaleza de auditoría de cuentas ni expresa una opinión de auditoría sobre la cuenta justificativa. La preparación y presentación de esta corresponden al beneficiario. Fuente: Orden EHA/1434/2007, artículos 3 y 7.
Al solicitar presupuesto, facilita la convocatoria completa. Llamar al trabajo «auditoría de subvenciones» no basta para definir qué comprobaciones ni qué modelo de informe se necesitan.
Diferencia entre auditoría anual y revisión de subvenciones
| Pregunta | Auditoría de cuentas anuales | Revisión de la cuenta justificativa |
|---|---|---|
| ¿A qué información se refiere? | Cuentas anuales de la entidad | Justificación de una ayuda concreta |
| ¿Qué necesitas identificar al consultar? | Entidad y ejercicio | Convocatoria, resolución y proyecto |
| ¿Un informe sustituye al otro? | No debe darse por supuesto | Hay que contratar el alcance correspondiente |
Si tu entidad ya tiene auditor, consulta con él cómo debe organizarse este encargo. Evitarás preparar dos expedientes desconectados o asumir que el informe anual resuelve la justificación del proyecto.
Documentación para preparar la revisión
La siguiente tabla es una propuesta de archivo interno. No sustituye la lista de documentos de tu convocatoria ni las solicitudes del auditor.
| Bloque | Qué conviene reunir | Comprobación interna recomendada |
|---|---|---|
| Concesión | Bases, convocatoria, solicitud y resolución | Identificar la versión definitiva |
| Presupuesto | Presupuesto aprobado y modificaciones | Distinguir lo solicitado de lo autorizado |
| Actividad | Memoria y evidencias del proyecto | Relacionar lo realizado con lo descrito |
| Gastos | Relación económica y facturas o soportes | Asignar una referencia a cada partida |
| Pagos | Justificantes y extractos | Vincular cada pago con el gasto correspondiente |
| Personal, si procede | Soportes laborales y de dedicación | Explicar el criterio de imputación utilizado |
| Financiación | Ayudas, recursos propios y otras aportaciones | Mantener una relación coherente del proyecto |
Recomendamos utilizar la misma referencia de gasto en la relación económica, el archivo de la factura y el soporte de pago. Así podrás localizar un documento sin depender de quién lo guardó originalmente.
Ejemplo de organización de un gasto
Imagina un gasto identificado como G-014. Puedes reunir en una carpeta la factura, su justificante de pago y una nota que lo relacione con la actividad del proyecto. Si un pago agrupa varias facturas, incorpora un desglose que permita seguir la correspondencia.
Este es un ejemplo de organización documental, no un criterio de admisibilidad. La existencia de factura y pago no determina por sí sola que el gasto pueda imputarse a la ayuda.
Cómo preparar la cuenta justificativa paso a paso
1. Crea una ficha con las condiciones de la ayuda
Anota el presupuesto aprobado, los periodos de ejecución y pago, la fecha de justificación, la modalidad exigida y los anexos. Añade al lado de cada dato el documento del que procede. Esta ficha te servirá como índice para trabajar con el equipo.
2. Reúne los cambios y sus comunicaciones
Identifica diferencias entre el proyecto aprobado y el ejecutado: actividades, partidas, proveedores o calendario. Guarda las consultas y autorizaciones disponibles junto a la modificación. Si queda una duda sobre su tratamiento, plantéala antes de cerrar la memoria.
3. Conecta actividades, gastos y contabilidad
Comprueba internamente que las denominaciones y las cifras se pueden seguir entre documentos. Recomendamos preparar una relación que conecte cada actividad con sus partidas, su registro contable y sus soportes. Evita mantener distintas hojas con totales que nadie haya conciliado.
4. Coordina la revisión con antelación
Entrega al auditor las condiciones de la ayuda y acuerda un calendario de documentación, aclaraciones e informe. Identifica quién responderá por la parte técnica y quién por la económica. Reservar tiempo para aclaraciones facilita la coordinación, aunque no garantiza que cualquier incidencia pueda corregirse.
5. Comprueba y conserva lo presentado
Antes del envío, revisa los anexos, firmas y formatos exigidos. Guarda una copia del expediente presentado y del justificante de registro. Una carpeta de trabajo puede contener borradores; conviene que la versión presentada quede claramente identificada.
Cuestiones que conviene resolver antes de entregar al auditor
Como revisión interna, comprueba si puedes responder a estas preguntas:
- ¿Qué versión del presupuesto estamos justificando?
- ¿Podemos localizar el soporte de cada partida?
- ¿Se entiende el reparto de pagos conjuntos o costes imputados parcialmente?
- ¿Las memorias técnica y económica describen el mismo proyecto?
- ¿Tenemos localizadas las comunicaciones sobre cambios?
- ¿Los totales coinciden entre los anexos?
Si falta una factura o una explicación, registra la incidencia y su estado. Una relación de cuestiones pendientes suele facilitar más el trabajo que varias carpetas con nombres como «final», «final nuevo» y «definitivo».
Preguntas frecuentes sobre cuentas justificativas
¿Quién debe designar al auditor?
En el régimen del artículo 74, si la entidad tiene auditoría anual obligatoria, revisa la cuenta el mismo auditor salvo que las bases prevean otro. Si no existe esa obligación, designa el beneficiario, salvo nombramiento por el órgano concedente previsto en las bases. Comprueba esta cuestión antes de contratar.
¿El coste del informe es subvencionable?
Puede serlo cuando las bases lo permitan y hasta el límite fijado. No conviene incluirlo en el presupuesto de la ayuda sin comprobar esa previsión. En la consulta inicial, facilita al auditor la convocatoria para identificar tanto el alcance del trabajo como las condiciones que afectan a ese gasto.
¿Existe un plazo único para justificar todas las subvenciones?
No debes planificar el expediente utilizando el plazo de otra ayuda como referencia. Localiza el calendario que corresponde a tu resolución y sus instrucciones, incluyendo las fechas relevantes para ejecutar, pagar y justificar. Después, organiza hacia atrás las entregas internas y las previstas con el auditor.
¿Un informe sin incidencias garantiza que la Administración acepte la ayuda?
No. El informe responde a unas comprobaciones y un alcance definidos. No sustituye la valoración ni las decisiones del órgano concedente. Para preparar la presentación, revisa el expediente completo y evita interpretar la existencia del informe como una aprobación administrativa anticipada de todos los gastos.
Solicita la revisión de tu cuenta justificativa
En Planyaudit ofrecemos revisión de cuentas justificativas de subvenciones. Para valorar el encargo, indícanos la convocatoria, el importe concedido y la fecha de justificación.